Zarządzanie płatościami w przedszkolu lub żłobku może być skomplikowane. KidsTime automatyzuje cały proces fakturowania, od generowania faktur po rozliczenia z rodzicami. System obsługuje wiele metod płatności online i integruje się z popularnymi systemami księgowymi takimi jak Comarch Optima.
Kluczowe funkcjonalności
- Automatyczne generowanie faktur — faktury tworzą się automatycznie na podstawie frekwencji i stawek
- Płatności online (Autopay/BlueMedia) — integracja z systemem Autopay do szybkich przelewów
- Płatności PayU — obsługa jednego z najpopularniejszych systemów płatności w Polsce
- Płatności tpay — dodatkowa opcja płatności dla wygody rodziców
- Portfele przedpłacone — rodzice mogą wpłacać zaliczki, które automatycznie odliczają się z faktur
- Import MT940 — automatyczne wczytywanie wyciągów bankowych i reconciliation płatności
- Eksport do Comarch Optima — integracja z popularnymi systemami księgowymi
- Konfiguracja stawek i rabatów — elastyczne ustalanie cen, rabatów i opłat dodatkowych
- Historia płatności rodziców — przejrzysty przegląd wszystkich transakcji dla każdej rodziny
- Zaawansowane raporty finansowe — analizy przychodów, zaległości i prognoz budżetowych
Korzyści dla placówki
Automatyzacja procesów finansowych w KidsTime przynosi znaczące korzyści operacyjne i finansowe:
- Oszczędność czasu administracyjnego — eliminacja ręcznego tworzenia faktur i rozliczeń
- Zmniejszenie zaległości płatności — automatyczne przypomnienia i wgląd w status płatności
- Lepszy cash flow — możliwość śledzenia wpływów w czasie rzeczywistym
- Zmniejszenie sporów — przejrzyste naliczanie opłat i możliwość szybkiego wyjaśnienia wątpliwości
Zrzut ekranu panelu finansowego
Dashboard z przeglądem faktur, płatności i raportów finansowych
Techniczne szczegóły
System fakturowania w KidsTime opiera się na zaawansowanych algorytmach, które automatycznie przeliczają opłaty na podstawie rzeczywistej frekwencji dziecka. Wszystkie faktury są generowane zgodnie z wymogami prawa polskiego i zawierają wymagane pola takie jak NIP, REGON oraz podpisy elektroniczne.
Integracja z systemami płatności online (Autopay, PayU, tpay) pozwala rodzicom na szybkie i bezpieczne dokonywanie płatności. Wszystkie transakcje są szyfrowane i przechowywane w zgodzie z wymogami PCI DSS. System automatycznie reconciliuje płatności z fakturami, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
Import MT940 pozwala na automatyczne pobieranie wyciągów z konta bankowego i porównywanie ich z wystawionymi fakturami. Jeśli rodzic zapłacił za mało lub za dużo, system automatycznie generuje notę korektę.
Eksport do Comarch Optima i innych systemów księgowych umożliwia placówce automatyczne zasilanie systemów finansowych, co eliminuje konieczność duplikowania danych.